No necesitas una app para nada. PHP+ajax mismo para buscar y listar, y crearte una sección protegida en la web para subir nuevo contenido de forma organizada.
Yo por una parte pondría la base de datos con todos los posibles campos, relaciones etc. Uno de esos campos sea la referencia del fichero (el ID mismo). Al hacer una subida, por una parte te añade el registro en la base de datos, y además sube el fichero a un directorio del host.
No es muy complicado de hacer.
Más automatizado? Pues por poder, supongo que habrán modulos medio preparados para esas cosas, a fin de cuentas el mecanismo es el de cualquier tienda online pero sin opciones de carrito, compra, pasarelas, etc.
