Muchas gracias a
@GXY @cBS y
@polipeta por sus aportaciones
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Añado un par de ideas
Tratar bien la documentación personal y profesional: documentos de identidad, libros, expedientes, etc.
No deja de sorprenderme la cantidad de personas que carecen de las más elementales nociones de cuidado sobre la documentación propia y ajena. He visto presentarse a gente con el DNI tan sucio que parecía sacado de un basurero. También documentación sucia, mal tratada, como si en vez de papeles valiosos de algún asunto, se tratara del papel de periódico con el que envolver un bocadillo de caballa.
Toda la documentación personal (DNI, carnet de conducir, etc) hay que cuidarla, llevarla dignamente, no se puede consentir por ejemplo un DNI sucio o dañado. Una vez vi un DNI al que le faltaba toda la parte del chip. Eso directamente ya no tiene valor como DNI y en alguna circunstancia podría hasta suscitar la sospecha sobre su portador.
El DNI hay que llevarlo siempre encima. No sirve hacerle una foto con el móvil, porque sólo tiene valor indubitado el original. Tampoco sirve una fotocopia. El original hay que llevarlo siempre. Añado: además ¡limpio!.
En cuanto a la documentación profesional, del trabajo, hay que tratarla con cuidado, esmero, con delicadeza. Hay personas que parecen poseídas por una especie de complejo de "elefante de Atila": cada vez que cogen un archivador de cartón para consultar un documento, dejan su marca, en la forma de daños permanentes al archivador. Lo tratan a golpes; extraen los documentos a patadas, y por supuesto, terminan rompiendo algo. Un expediente cuidadosamente elaborado puede terminar dañado porque alguien sin escrúpulos y creyendo que va a ahorrar unos segundos, lo extrajo haciendo fuerza bruta y sin respeto por el trabajo de los demás.
Ya no hablemos de folios sucios, con restos de comida, o anotaciones hechas con lápiz o bolígrafo, que podrían haberse hecho en un
post it para no estropear el original. Toda esa falta de cuidado y de respeto se percibe claramente al examinar un documento elaborado por una persona.
Has puesto cuidado y atención al detalle preparando un expediente, el cual está impecable y ordenado. De repente lo coge una persona, tan sólo unos minutos, y te lo devuelve sucio y dañado. ¿Qué vas a pensar de esa persona? Desde luego, no deja una impresión buena.
La falta de cuidado, la suciedad, que haya portadas mal hechas (con datos puestos de cualquier manera para acabar pronto) que te hacen perder tiempo, o datos incorrectos, una no-encuadernación (tochos grapados) y desorden en un expediente, todo ello nos retrata la clase de persona que ha elaborado esa documentación: alguien que no se esfuerza en trabajar bien, sino que lo hace con desgana, con pasotismo, como si todo diera igual, porque total, no es algo suyo.
En mi opinión tanto la suciedad en documentos como el DNI como el "maltrato" hacia expedientes y carpetas archivadoras, es un detector de personas de baja categoría intelectual. No seas una de ellas.
A continuación pondré un pequeño checklist de ideas para trabajar en expedientes y documentación profesional.
Principios básicos para trabajar con documentación profesional.
- Si vas a preparar un expediente que tenga cierto volumen, debe tener una portada, en la que estén indicados todos los datos identificativos del asunto, con total claridad. No se deben usar abreviaturas de forma abusiva, como para terminar antes, porque quien consulte el expediente necesita leer esa información con facilidad, no verse obligado a "descifrar" lo que se quiso poner.
Por ejemplo: supongamos que tenemos un expediente sobre un asunto civil,
Procedimiento Familia. Divorcio Contencioso N.º 333/2024 ;
Otro ejemplo:
Procedimiento Familia. Guarda, custodia o alimentos de hijos menores no matrimoniales no consensuados N.º 222/2024Alguien que quiere acabar pronto escribirá en la portada del expediente:
FAMILIA 333/2024
FAMILIA 222/2024
Mal hecho, porque quien consulte la carpeta, se verá obligado a hojearla simplemente para enterarse de qué clase de procedimiento de familia se trata.
Por ello recomiendo no abusar de abreviaturas y siempre que sea posible poner la referencia completa en la portada del expediente. De este modo quien lo consulte, de un vistazo, ya sabe de qué va ese expediente.
Alguien dirá que escribir todo da mucho trabajo, tengo mejores cosas que hacer, etc. Yo contestaría que prefiero hacer las cosas bien a la primera, y ahorrarle tiempo a los demás, que ahorrarme tiempo yo y hacerle perder el suyo a los demás.
- Todas las notas que quieras añadir, ponlas en
post-it o en folios aparte, pero no escribas directamente sobre los documentos. Por ejemplo, puede ser interesante anotar en un post-it el número de contacto de un abogado o procurador que trabaja en ese asunto; o el de un funcionario que está al cargo de ese procedimiento; pero no se debe anotar esa información directamente sobre documentos.
- SIempre que sea posible, es conveniente encuadernar los expedientes, usando métodos como carpetas, sistemas de encuadernación sencillos tipo "fasteners", broches que sirven para mantener encuadernado un expediente y que se pueden fácilmente desmontar para añadir o retirar documentos.
La encuadernación supone invertir tiempo en ordenar los documentos, hacer las perforaciones, unirlos, etc. pero es tiempo ganado, bien invertido.
- Recomiendo usar una carpeta para cada asunto, aunque el asunto tenga poca documentación. De este modo será más difícil que se traspapele o se pierda un asunto, algo que puede llegar a ocurrir cuando llegan muchos asuntos de golpe y sin darse cuenta, uno se queda debajo de otro, confundido como si fueran uno solo, y no se tramita. Mucho ojo con traspapelar expedientes. Para prevenir ese problema es buena la técnica de asignarle una carpeta desde el principio a cada asunto. Al ver la carpeta sabes que hay un asunto, y no se traspapelará. Algo que, insisto, puede ocurrir, cuando se manejan grandes volúmenes de asuntos, que entran constantemente, si no se tiene un poco de orden y cuidado.
Al usar una carpeta por asunto veremos las carpetas y de un vistazo tenemos idea de la cantidad de asuntos que hay. Si no usas carpetas, ni encuadernas los expedientes, tendrás tochos inmensos de folios en las estanterías o mesas.
- En todas las anotaciones que hagas en carpetas y portadas de expedientes, haz letra mayúscula clara. Puedes usar rotuladores finos que permiten hacer una letra nítida. Haz letra de molde que pueda leer cualquier persona. Esta técnica lleva unos minutos, pero da un rendimiento extraordinario a lo largo del tiempo, porque cualquiera que coja el expediente tendrá al instante la información visualmente presentada; es desagradable coger un expediente y ver anotaciones hechas con caligrafía "de autor", encima con abreviaturas también "de autor" y que no valen para nada porque para saber de qué va el asunto hay que ponerse a examinar el expediente. La portada de un expediente y las anotaciones que hagas deben ser claras.
- Cuando hagas la portada del asunto comprueba bien que los datos que has puesto son correctos. Los datos deben ser fiables.
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.![[qmparto]](/images/smilies/net_quemeparto.gif "Que me parto!")
